La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et présente un intérêt particulier en raison de sa valeur juridique.
Elle matérialise une transaction financière, constitue une justificatif de la comptabilité de l'entreprise et a une valeur fondamentale en matière de TVA puisqu'elle justifie la collecte de la TVA (par le fournisseur) et les droits à déduction (pour le client).
La forme et le contenu d'une facture obéissent à des règles strictes fixées par la loi, en particulier par le code de commerce et le code général des impôts.
Quand et pour qui émettre une facture ?
L'émission d'une facture peut être obligatoire ou facultative en fonction de l'opération concernée et du client.
La facturation est obligatoire entre professionnels
L'émission d'une facture est obligatoire lorsque la transaction est réalisée entre deux professionnels.
La facture doit être établie en deux exemplaires, une pour chacune des parties.
La facture doit être délivrée soit au moment de la livraison des marchandises, soit à la fin de l'exécution de la prestation (pour les prestation de services). En cas de versement d'acomptes sur le prix, une facture doit également être remise.
L'acheteur professionnel est tenu de réclamer une facture si le fournisseur ou le prestataire ne lui en remet pas une spontanément.
La facturation à un particulier obéit à des règles particulières
En cas de vente de marchandises à des particuliers, l'émission d'une facture n'est obligatoire que dans certaines situations :
- si le client en fait la demande,
- pour les ventes à distance (vente sur internet, démarchage à domicile),
- pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.
Hormis ces cas, le vendeur remet un ticket de caisse à l'acheteur.
En cas de prestations de services à des particuliers, l'émission d'une facture est obligatoire dans les cas suivants :
- si le client en fait la demande,
- si le prix de la prestation est supérieur à 25 € TTC,
- pour certains travaux immobiliers.
Certains secteurs ont également des obligations particulières en terme de facturation (vente en ligne, hôtels, meublés, restaurants, auto-écoles, garages, déménageurs, syndics de copropriété, experts-comptables, bâtiment, ...).
Pour connaître la réglementation qui vous est applicable, voir le site de BPIFrance
Factures : mentions obligatoires générales
Toutes les factures de vente doivent contenir des informations a minima (CGI, ann. II, art. 242 nonies A).
| Informations | Définition |
| Date de la facture | Date à laquelle la facture est émise |
| Numéro de la facture |
Un numéro unique doit être attribué à chaque facture, basé sur une séquence chronologique et continue, sans "trou", une facture ne pouvant être supprimée (pour annuler une facture il faut établir un avoir). Ce numéro doit figurer sur toutes les pages de la facture. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année, ou un préfixe par magasin), si les conditions d'exercice le justifient. |
| Date de la vente ou de la prestation de service |
Jour effectif de la livraison des marchandises, ou de la fin d'exécution de la prestation |
| Identité du vendeur ou prestataire |
- Nom et prénom d'un entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial) - Dénomination sociale d'une société suivie du numéro SIREN ou SIRET (sauf pour les personnes physiques) - Numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d'immatriculation - Numéro au Répertoire des métiers pour un artisan (n° SIREN + RM + n° du département d'immatriculation) - Adresse du siège social (et nom de l'établissement) - Si l'entreprise est une société, mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social |
| Identité de l'acheteur |
- Nom (ou dénomination sociale) - Adresse du siège social d'une entreprise ou du domicile d'un particulier (sauf opposition de sa part, pour un particulier) - Adresse de facturation (si différente du siège social) |
| Numéro du bon de commande | Si un bon de commande a été préalablement établi par l'acheteur, son numéro doit être indiqué sur la facture |
| Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur | Sauf pour les factures d'un montant total HT inférieur ou égal à 150 € |
| Numéro individuel d'identification à la TVA du client professionnel | Mention obligatoire seulement si le client est redevable de la TVA à la place du vendeur ou prestataire (autoliquidation de la TVA en cas de livraison intracommunautaire ou pour certaines prestations de services visées par les articles 259 et 259 A du CGI). |
| Désignation du produit ou de la prestation |
- Nature, marque, référence des produits - Prestation : matériaux fournis et main d'œuvre |
| Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni |
Détail en quantité et prix (facultatif si la prestation de service a fait l'objet d'un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation exécutée) |
| Prix |
Prix unitaire hors taxe des produits ou des services (prix ou taux) |
| Majoration éventuelle de prix | Frais de port, frais de manutention, frais d'emballage... toute autre contrepartie demandée à l'acheteur |
|
Taux de TVA applicable à l'opération + montant total de la TVA |
Si l'opération relève de taux de TVA différents (ex : note de restaurant avec de la TVA à 10% et 20%), il faut ventiler le prix en fonction du taux applicable, calculer la TVA par taux et faire apparaitre la TVA totale. |
| Réduction de prix | Tous les rabais, remises, ristournes acquis à la date de l'opération et directement liée à elle doivent figurer sur la facture (hors escomptes non prévus sur la facture). |
| Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) | |
| Date ou délai de paiement |
- Date à laquelle le paiement de l'opération est attendu - Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé - En l'absence d'escompte, indiquer sur la facture : Escompte pour paiement anticipé : néant |
| Taux des pénalités en cas de retard de paiement | Il s'agit des pénalités qui seront réclamées au client en cas de non-paiement à la date de règlement prévu |
| Mention de l'indemnité forfaitaire de 40€ | Indemnité légale pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement |
Factures : mentions spécifiques
Certaines opérations nécessitent que des mentions supplémentaires figurent sur la facture.
Opération exonérée de TVA
Si l'opération est exonérée de TVA en France, la facture doit indiquer quelle disposition du Code général des impôts (ou de la Directive européenne 2006/112) prévoit cette exonération.
On peut citer parmi les cas les plus courants :
- les livraisons intracommunautaires (CGI, art. 262 ter, I),
- les exportations (CGI, art. 262, I),
- les livraisons de biens et les prestations de services pour lesquelles la TVA est due par le client ou le preneur (CGI, art. 283, 1° al. 2, et CGI, art. 283, 2°).
- certaines opérations financières,
- les locations à usage d'habitation,
- les prestations médicales et paramédicales,
- certaines prestations de formation et d'enseignement...
Entreprises étrangères
Les entreprises établies hors de l'Union européenne, soumises à l'obligation de désigner un représentant fiscal en France en matière de TVA (CGI, art. 289 A), doivent indiquer sur leur facture :
- le nom du représentant fiscal
- son adresse
- et son numéro de TVA.
Sur l'obligation de désigner un représentant fiscal, voir notre article "La TVA française pour les entreprises étrangères".
Entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA
Les entreprises établies en France bénéficient, pour leurs opérations entrant dans le champ de la TVA française, d'une exonération de TVA jusqu'à un certain montant de chiffre d'affaires ou de recettes (CGI, art. 293 B).
Des franchises en base spécifiques s'appliquent aux avocats et aux artistes-auteurs.
Leurs factures doivent expressément indiquer la phrase suivante : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI"
Situation du fournisseur ou prestataire de services
En fonction de la situation du fournisseur ou prestation, des mentions particulières peuvent s'ajouter aux mentions générales
- EIRL : le nom ou nom d'usage du dirigeant, la dénomination utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle, précédés ou suivis de la mention "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" ou bien du signe EIRL, l'objet de l'activité à laquelle le patrimoine est affecté,
- artisan du bâtiment soumis à obligation d'assurance professionnelle décennale, les références de son contrat, les coordonnées de l'assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie,
- qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque ou carte bancaire en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé / association de gestion agréée »),
- qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire,
- qualité de franchisé,
- qualité de titulaire d'un contrat CAPE (Contrat d'appui au projet d'entreprise), ainsi que la dénomination sociale, siège social et numéro d'identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat.
Factures d'avoir
Un avoir est une somme d'argent qu'un fournisseur ou un prestataire de services doit à son client dans différentes circonstances :
- événement postérieur à l'émission de la facture (erreur dans la livraison, retour de produits),
- erreur dans la facturation,
- octroi d'une remise ou d'un rabais,
- escompte financier en cas de paiement anticipé par le client.
Ces événements qui ont pour effet de modifier le prix ou l'équilibre financier de la transaction d'origine, obligent le fournisseur ou le prestataire à établir un avoir. Ce document obéit à des règles particulières et doit :
- porter la mention "avoir" (et non facture),
- faire référence à la facture initiale (numéro, date a minima, sauf pour les remises de fin d'année qui peuvent faire référence à un ensemble de factures),
- mentionner le montant HT de la remise consentie,
- indiquer le montant de la TVA correspondante.
En effet, en tant que correction de l'opération initiale, l'avoir implique un reversement de la TVA éventuellement déduite par le client.
L'Administration admet toutefois que l'avoir puisse être accordé "net de taxe" (c'est-à-dire sans TVA) lorsque le fournisseur ou le prestataire renonce au remboursement de la taxe par son client. Dans ce cas, le client est dispensé de procéder à la rectification de la déduction opérée au vu de la facture initiale (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20, §270). Les avoirs nets de taxe ne sont consentis qu'aux clients assujettis à la TVA.
Sanctions en cas de non-respect des règles de facturation
En cas de contrôle, l'entreprise qui ne respecte pas les règles exposées ci-dessus s'expose à des sanctions :
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Amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au quart de son montant (CGI, art. 1737).
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Amende administrative de 75.000 € pour une personne physique (portée à 2.000.000 € pour une personne morale) (C. com., art. L
441-16).
Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives, ou en cas de récidive dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.
Délai de conservation des factures
Les factures de vente doivent être conservées 10 ans, tout comme les livres, registres comptables et toutes les pièces justificatives de l'entreprise.
Les factures peuvent être conservées sous format papier ou sous format électronique. En principe, elles doivent être conservées en l'état.
Toutefois, depuis 2017, afin de simplifier les obligations des entreprises, il est admis qu'elles puissent conserver sur support informatique les factures et pièces justificatives reçues sous format papier à condition de garantir leur reproduction à l'identique (LPF, art. A 102 B, 2).